Afspraken over huur en verhuur van kantoren en andere bedrijfsruimtes worden door partijen vastgelegd in een huurovereenkomst. Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van de modellen van de Raad Onroerende Zaak (ROZ) en met bijbehorende Algemene Bepalingen. Maar deze beperken onvoldoende de risico’s als het gaan om beheer en onderhoud. De NEN 2767 biedt uitkomst.
De Algemene Bepalingen beschrijven standaard afspraken over de staat van het gehuurde bij aanvang en einde van de huurperiode, het gebruik, schade, aansprakelijkheid en verzekeringen, huurprijs wijzigingen, omzetbelasting, et cetera. Maar ook zijn artikelen opgenomen over ‘kosten onderhoud, herstel en vernieuwingen, inspecties en keuringen’ (art. 11 ROZ 2015) en ‘kosten van levering van zaken en diensten’ (art. 18 ROZ 2015). Deze artikelen kennen echter hun beperking voor zowel huurder als verhuurder.
Vanuit verhuurdersperspectief
Verhuurt u een gebouw aan één huurder (‘single tenant’) dan is uw huurder verantwoordelijk voor uitvoeren van onderhoud aan de bouw- en met name installatiedelen. Je wilt dan de staat van de bouw- en met name installatiedelen bij aanvang en bij einde van de huurovereenkomst vastleggen om te borgen dat de huurder aan haar onderhoudsplicht voldoet.
Zeker als het gaat om een ‘triple net’ huurovereenkomst, waarbij de huurder ook verantwoordelijk is voor vervanging van bouw- en installatiedelen. Als huurder nalaat vervangingen te verrichten loopt u tegen het einde van de huurovereenkomst een groot risico. Maar welke middelen heeft u om huurder aan te spreken als art 11 van de Algemene Bepalingen geen instrumenten biedt voor kwalitatieve vastlegging van de staat van bouw- en installatiedelen?
Vanuit huurdersperspectief
Huurt u een ruimte in een (multi tenant) gebouw, dan organiseert verhuurder veelal services en onderhoud voor uw rekening en risico. U betaalt periodiek een servicekostenvoorschot en jaarlijks wordt er afgerekend.
Maar welke invloed heeft u op de kosten, maar zeker ook op de kwaliteit van de dienstverlening die door de verhuurder wordt georganiseerd? Welk risico loopt uw primair proces als verhuurder deze services niet voor elkaar heeft? Ook in art 18 zijn geen bepalingen opgenomen over de kwaliteit van de dienstverlening.
Beide partijen zijn dus gebaad bij aanvullende afspraken in de vorm van een Service Level Agreement, als bijlage van de huurovereenkomst. Dit document geeft een nadere uitwerking van de verantwoordelijkheid voor, de wijze van uitvoering van en kosten verbonden aan het onderhoud en beheer van het gehuurde.
De rol van de NEN 2767
De NEN 2767 is een methode om de conditie van bouw- en installatiedelen op objectieve en eenduidige wijze vast te leggen. Op basis van een zespuntsschaal (conditie 1 is nieuw en 6 is zeer slecht) wordt de conditie van de bouw- en installatiedelen objectief inzichtelijk gemaakt.
De conditie-eis, oftewel het gewenst onderhoudsniveau, wordt op basis van de NEN 2767 door partijen vastgelegd in de Service Level Agreement. Zo kan verhuurder van huurder, gelijk huurder van verhuurder eisen dat installaties geen slechtere conditie dan 3 krijgen of uiterlijk op conditie 5 vervangen worden.
Partijen kunnen met de conditiemeting tot een gezamenlijk gedragen Meerjaren OnderhoudsPlan komen.
Door periodiek en bij voorkeur onafhankelijk de werkelijke conditie te meten, worden afwijkingen inzichtelijk en kunnen beide partijen worden aangesproken op hun verplichting vanuit de huurovereenkomst.
Kortom de NEN 2767 is voor zowel verhuurder als huurder een instrument om elkaar op objectieve wijze aan te spreken op diens verantwoordelijkheden.