Waterschappen beschikken over een aanzienlijke vastgoedportefeuille. Hoe maak je dan de juiste beheerkeuzes als het gaat om onderhoud, veiligheid en duurzaamheid? Waterschap Hollandse Delta vond met RPS het antwoord in het strategisch labelen van deze thema’s. Senior gebouwbeheerder Wesley Allijn vertelt hoe dat principe naadloos aansluit bij het uitvoeren van de beleidsdoelen van zijn organisatie.
“Op een gegeven moment raken bepaalde patronen ingeslepen. De medewerkers in het veld pakken naast het maaien of baggeren ook steeds meer beheer- en onderhoudstaken op van de locatie waaruit zij opereren. Van klein schilderwerk tot aan het vervangen van een dakgoot. Uiteraard is zo’n proactieve houding te prijzen, maar het paste niet meer binnen het professioneel vastgoedbeheer wat we nastreven.”
Aan het woord is Wesley Allijn, senior gebouwbeheerder bij waterschap Hollandse Delta, die met zijn driekoppig vastgoedteam een andere koers wil gaan varen.
Prioriteit één: De regie over het vastgoed terugpakken, waarbij de facilitaire afdeling bepaalt en betaalt volgens het verhuurder-huurderprincipe.
Prioriteit twee: Een beter inzicht in de huidige vastgoedportefeuille verwerven. Want, wat is nu precies de conditie van al die assets uit de vastgoedportefeuille? Voldoet het nog aan de moderne eisen?
Prioriteit drie: Het beheer en onderhoud van het vastgoed laten samensmelten met de strategische koers van de organisatie die in 2030 energieneutraal wil zijn.
Van desinvesteren tot consolideren
Dat moet gebeuren voor een redelijk gevulde vastgoedportefeuille. Naast het hoofdkantoor en centraal magazijn gaat het om de kantoren bij rioolgemalen, rioolwaterzuiveringsinstallaties en opslaglocaties van procesmateriaal.
Wesley legt uit hoe de ambities gestalte krijgen. “We zijn begonnen met nadenken hoe we de inventarisatie van al onze panden nu het best kunnen samenbrengen met onze missie en visie. RPS heeft hiervoor een systeem met strategische labels ontwikkeld in combinatie met voor ons belangrijkste thema’s als onderhoud, duurzaamheid en veiligheid.”
Die strategische labels geven richting. Ze gaan van ‘Desinvesteren’, ‘Tijdelijk gebruik en/of leegstandsbeheer’ tot ‘Consolideren’ en ‘Investeren’. “Vrij vertaald komt het erop neer dat je voor ‘Investeren’ het maximale doet, bij ‘Consolideren’ de middenweg kiest en bij ‘Tijdelijk gebruik en/of leegstandsbeheer’ leunt op het wettelijk minimum”, concretiseert Wesley de gedachte achter de labels.
Ambitieweb
Bij het opstellen van die labels gaat het waterschap niet over één nacht ijs. Neem het label duurzaamheid. Voor het waterschap blijkt de inzet van het ambitieweb een slimme methode om de discussie te voeren en ambities concreet handen en voeten te geven. “Dit hebben we met alle beleidsadviseurs binnen het waterschap bepaald in een sessie met duurzaamheidsadviseurs RPS. Zo weten we precies waar we staan en waar we naartoe willen”, aldus Wesley.
Concreet betekent dit dat elk pand bij de inspecties zo’n strategisch label meekrijgt met een passend beleidsniveau op de drie thema’s onderhoud, duurzaamheid en veiligheid. Deze labels zijn daarmee van invloed op de investeringen die de komende jaren worden gedaan. Mede op basis daarvan bepaalt het waterschap of ze een gebouw behoudt, afstoot of erin investeert.
Quickscans op maat
Zo gezegd, zo gedaan. De inspecteurs van RPS nemen 32 panden onder de loep voor een nulmeting. Hierbij biedt allereerst de NEN 2767 methodiek houvast. Daarnaast is er voor elk van de thema’s (duurzaamheid, veiligheid en onderhoud) een zogenaamde quickscan ontwikkeld.
“RPS heeft deze helemaal ingericht op basis van onze wensen en behoeften. Compleet met een app, zodat de inspecteurs deze al op locatie kunnen invullen en wij de resultaten ook direct kunnen zien”, aldus Wesley.
De gebouwbeheerder vervolgt: “Wat we constateren uit deze 0-meting voeren we in een stoplichtmodel in. Die heeft bepaalde urgentiecategorieën. Daaruit komen conclusies en die leg je langs je labelstrategie. Elk label heeft een aantal praktijkvoorbeelden waar je aan moet denken. Als je kiest ‘optimaal duurzaam’, dan staat dat bijvoorbeeld voor zoveel laadpalen per zoveel parkeerplekken. Dit degradeert als je naar label ‘compliant’ gaat.”
Integrale aanpak
Het systeem geeft het waterschap houvast en richting in het bepalen van haar strategische beleidsdoelen.
Wesley verklaart: “Voor het gros van onze assets accepteren wij NEN 2767 conditiescore 3 en dat is redelijk. Maar als uit de labels blijkt dat we het pand bijvoorbeeld over 5 jaar gaan afstoten, kan het zijn dat je qua onderhoudsniveau het laagste doet, qua duurzaamheid het minimale wat de wet voorschrijft, maar voor het veiligheidslabel wel voor ‘compliant’ kiest en daarnaar handelt.”
Het leggen van crossverbanden tussen veiligheid, duurzaamheid en onderhoud wordt daarmee een stuk eenvoudiger. “Als er voorheen iets stuk ging, vervingen we het één op één. Nu pak je dat veel meer integraal aan.”
Luchtbehandelingskasten
Hij geeft een voorbeeld met een Rooftopunit. In een van de panden staat een deze om te koelen en bevinden zich twee direct gestookte heaters. “We hebben door de inspectie inzicht gekregen dat deze rooftopunit aan vervanging toe is. Met hulp van de strategische labels weten we welke kant we met dit pand op willen en dat is consolideren.”
“Als we de rooftopunit vervangen door een unit die ook verwarmt, kunnen we de direct gestookte heaters verwijderen (die tegen het einde van de levensduur lopen) en kunnen we op deze locatie stoppen met het gebruik van aardgas. Dat draagt dan ook weer bij aan onze missie om in 2030 energieneutraal te zijn.”
Klimaatneutraal
Het voorbeeld laat treffend zien dat er geen standaardoplossing is als je klimaatneutraal wil opereren. “Dat is per locatie maatwerk en soms is het een beetje pionieren, want de technische ontwikkelingen gaan heel snel.”
Dan is eens te meer van belang dat vastgoedbeleid staat als een huis. Als regisseur neemt het team van Wesley de touwtjes steeds meer in handen. Er is beter inzicht in het werkpakket en de strategische koers is helder. “Die voorspelbaarheid in het werk helpt enorm mee, zodat we alles ook op de juiste momenten kunnen realiseren.”
Veilige gebouwen en gezonde gebruikers
Duurzaam vastgoed dat voldoet aan wet- en regelgeving, ondersteund door optimaal georganiseerde en uitgevoerde beheerprocessen met volledige en beschikbare informatie waarmee u gericht stuurt op functionaliteit, kwaliteit en financiën. RPS kan u hierin ondersteunen en helpen om het benodigde inzicht en overzicht te verkrijgen. Kijk voor meer informatie op de uitgebreide dienstenpagina van vastgoed.